Einstellungen für die Kategorie mit Dokumentzitaten
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In diesem Fenster können Sie eine Liste von Dokumenten erstellen, aus denen das Programm Zitate in ausgehenden und internen E-Mail-Nachrichten zu finden versucht.
Name
Name der Kategorie. Der Name darf nicht mit den Namen anderer Kategorien übereinstimmen.
Mindestanzahl von übereinstimmenden Fragmenten
In der Liste mit Bildlauf können Sie die Mindestanzahl von Fragmenten aus Dokumenten angeben, die das Programm in ausgehenden und internen E-Mail-Nachricht zu finden versucht.
Wenn der Wert der Einstellung die Anzahl der Fragmente im Dokument übersteigt, findet das Programm keine Zitate aus diesen Dokumenten.
Der Standardwert beträgt 4 Fragmente.
Hinzufügen
Über die Schaltfläche wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Datei auswählen können, die zur Kategorie hinzugefügt wird. Die Datei muss folgenden Anforderungen entsprechen:
- Textdaten enthalten (beispielsweise Dateiformate DOC, DOCX, ODT, ODP, PDF, PPT, PPTX, RTF, TXT)
- Umfang größer als 1000 Zeichen (ohne Berücksichtigung von Leerzeichen, Satzzeichen und Sonderzeichen)
Die hinzugefügten Dateien werden in der Dokumentenliste angezeigt. Beim Speichern der Kategorie wandelt das Programm die Textdaten aus den Dateien in Fragmente um.
Dokumente, deren Gesamtumfang 2 GB überschreitet, sollten nicht zur Kategorie hinzugefügt werden.
Das Programm speichert in der Kategorie keine Originaldokumente oder Teile dieser Dokumente. Es ist nicht möglich, auf der Grundlage der Fragmente Originaldokumente oder Teile dieser Dokumente, die zur Kategorie hinzugefügt wurden, wiederherzustellen oder zu lesen.
Löschen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden Fragmente, die zur ausgewählten Datei gehören, aus der Kategorie gelöscht.
In der Tabelle wird eine Liste von Dokumenten angezeigt, die zur Kategorie hinzugefügt wurden. In der Spalte Anzahl der Fragmente wird die Anzahl der Fragmente angegeben, die vom Programm anhand der Ergebnisse der Verarbeitung der hinzugefügten Dokumente erstellt wurden. Für gerade erst hinzugefügte Dokumente wird in der Spalte Anzahl der Fragmente der Wert Datei nicht modifiziert angezeigt. Um hinzugefügte Dokumente in Fragmente umzuwandeln, müssen Änderungen in der Kategorie mithilfe der Schaltfläche OK gespeichert werden. Wenn Sie die Anzahl der Fragmente in den neu hinzugefügten Dokumenten anzeigen möchten, öffnen Sie das Fenster Kategorie-Einstellungen erneut.
Kommentare
Zusatzinformationen, die sich auf die Daten in der Kategorie beziehen, beispielsweise, Link zum Dokument, welches die Richtlinien der korporativen Datensicherheit regelt.