Kategorie für die Suche von Dokumentzitaten erstellen und ändern

Um eine Kategorie für die Suche von Dokumentzitaten zu erstellen oder zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Struktur der Management-Konsole den Knoten Kategorien und Richtlinien.
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn Sie eine neue Kategorie für die Suche von Dokumentzitaten erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Kategorie. Wählen Sie danach in der Dropdown-Liste für Kategorie-Typen den Punkt Zitate aus Dokumenten.
   • Wenn Sie eine bereits vorhandene Kategorie für die Suche von Dokumentzitaten ändern möchten, wählen Sie diese in der Liste der Kategorien und Richtlinien aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen.

   Es öffnet sich das Fenster mit den Kategorieneinstellungen.

3. Geben Sie den Kategorienamen im Feld Name an.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und wählen Sie ein Dokument / Dokumente aus, deren Zitate in den ausgehenden E-Mail-Nachrichten und Anhängen gefunden werden sollen.

   Das Programm unterstützt die Arbeit mit Dateien, in denen normalisierter Text (beispielsweise, DOC, DOCX, ODT, ODP, PDF, PPT, PPTX, RTF, TXT) mit einer Länge von mindestens 1000 Zeichen markiert werden kann. Die Länge des normalisierten Textes (in Zeichen) ist die Anzahl der alphanumerischen Zeichen im Text ohne Berücksichtigung von Leerzeichen, Satzzeichen und Sonderzeichen. Die Länge des aus den Dateien extrahierten Textes kann sich von der Anzahl der in anderen Programmen, wie etwa Microsoft Word, gezählten Zeichen unterscheiden.

   Es wird empfohlen, in eine Kategorie Dokumente zu laden, deren Gesamtumfang 2 GB nicht überschreitet.

   Das Programm speichert in der Datensammlung keine Originaldokumente oder Teile dieser Dokumente. Es ist nicht möglich, auf der Grundlage der in der Kategorie erstellten Datensammlung Originaldokumente oder Teile dieser Dokumente wiederherzustellen oder zu lesen.

5. Um nicht benötigte Dokumente aus der Liste zu löschen, markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
6. Geben Sie im Feld Kommentare Zusatzinformationen an, die sich auf die Kategorie bezieht, beispielsweise, Link zum Dokument, welches die Richtlinien der korporativen Datensicherheit reguliert.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Das Programm beginnt mit der Erstellung einer Datensammlung für die Kategorie auf der Grundlage der zu dieser Kategorie hinzugefügten Dokumente. Wenn beim Erstellen der Datensammlung einige Dokumente nicht verarbeitet werden konnten, zeigt das Programm eine Liste mit diesen Dokumenten mit Informationen über die Verarbeitungsfehler. Die neue / geänderte Kategorie für die Suche von Dokumentzitaten wird in der Liste der Kategorien und Richtlinien angezeigt.

Damit das Programm eine neue oder geänderte Kategorie für die Suche von Dokumentzitaten verwendet, muss auf Grundlage der Kategorie eine Richtlinie erstellt werden.

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